Manajemen Kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kecamatan Miri, SragenSalah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien. Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket, dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu tertentu.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian kearsipan secara umum?

2.      Apa saja kegiatan Kearsipan?

3.      Apa pengelola  Arsip?

4.      Apa masalah yang ada dalam Kearsipan?

5.      Bagaimana cara pemecahannya apabila ada masalah terhadap Kearsipan?

1.3 Tujuan

1.      Supaya tau apa pengertian Kearsipan.

2.      Tau apa saja kegiatan didalam Kearsipan itu.

3.      Bias tau apa-apa saja tujuan pengelolaan Arsip.

4.      Tau apa saja masalah Kearsipan.

5.      Dan tau bagaimana cara pemecahannya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Arsip dan sejarah Arsip

Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan.  Dalam bahasa Belanda disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Archeyang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat Landsarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

2.2 Pentingnya Arsip

            Arsip merupakan bagian penting dari kehidupan bermasyarakat dan juga berbangsa dan bernegara, karena demikian pentingnya arsip tersebut oleh karena itulah masyarakat harus memahami apa arti arsip itu sesungguhnya. Definisi arsip telah tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Pertanyaan yang dilontarkan tentang apa itu arsip dan penjelasan dari berbagai kelanganpun mungkin akan berbagai macam terlontar dari benak masing-masing.

Dokumen yang sudah tidak dipergunakan lagi yang kemudian diarsipkan disebut dengan;

      1.            Bagian dari salinan dari dokumen dibuat dan diterima yang merupakan sebuah persyaratan yang yang di lengkapi sebagai bahan untuk administrasi, atau untuk bahan salinan atau bahan pengalaman jika terjadi kehilangan arsip asli, itupun bila dibutuhkan.

      2.            Hal positifnya adalah bila terpikir bahwa arsip yang begitu penting dan dapat dipergunakan sebagai bahan bukti dalam suatu pertanggungjawaban, oleh Karena itu arsip harus disimpan dan dijaga akan keberadaannya.

      3.            Ada hal yang bersifat kurang mengenakan pada diri seseorang dan menganggap arsip hanya sekedar berkas yang hanya memenuhi ruangan, bahkan dianggap mengotori tempat kerja kemudian sebaiknya diarsipkan saja.

      4.            Duplikat atau salinan yang kita buat dan kita terima untuk persyaratan yang harus dilengkapi untuk proses administrasi, atau sekedar hanya untuk salinan/atau back up yang mungkin dibutuhkan atau tidak.

      5.            Untuk sisi positifnya jika menganggap bahwa arsip itu merupakan bahan bukti yang penting suatu dokumen dalam aneka bentuk sesuai dengan perkembangan jaman dan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah pusat, Daerah, lembaga pendidikan, organisasi swasta, perseorangan dalam rangka untuk kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.

      6.            Pandangan sempit terhadap peranan lembaga kearsipan yang menganggap bahwa arsip merupakan seonggok atau tumpukan kertas yang sudah tidak terpakai untuk kegiatan administrasi dan hanya mengotori meja tempat kerja. Oleh sebab itulah maka arsip yang belum dikelola secara baik untuk dipindahkan ke lembaga kearsipan tanpa melalui proses pemilihan dan seleksi yang benar. Bukan hal yang rahasia lagi bagi kalangan pegawai yang ditempatkan di bagian kearsipan seseorang akan merasa telah disingkirkan dari orgnisasinya karena dianggap tidak produktif, kreatif, energik dll. Sebagai mana telah tercantum dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip merupakan suatu rekaman suatu kegiatan dari suatu peristiwa yang diabadikan dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dalam perkembangan teknologi informasi yang berkembang. Arsip bukan sembarang data, akan tetapi arsip mempunyai bentuk yang unik dan harus asli akan keberadaannya, dan untuk tingkat keabsahannya harus terjamin, terpercaya, legal dan bermanfaat.

      7.            Untuk mendukung kebijakan pengambilan keputusan, melengkapi proses dalam perencanaan dan membantu dalam proses pengawasan, merangkap sebagai bahan bukti yang otentik legal, terpercaya, dan terjaga akan keaslian data sekaligus menopang kegiatan ekonomi dan politik.

2.3   Peranan Arsip bagi suatu Organisasi

Arsip mempunyai peranansebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.

2.4 Sarana Penataan Arsip

1. Sarana Perangkat Lunak terdiri dari Klafikasi dan kode arsip

a.       Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk: Mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas; Mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis; Memudahkan penemuan kembali arsip atau berkas.

b.      Kegunaan kode arsip adalah untuk: Membedakan urusan atau masalah yang satu dengan urusan atau masalah lain dalam berbagai jenjang klsifikasi arsip; Memberkaskan dan menentukan letak penyimpanan arsip.

c.       Indeks, Kegunaan indeks adalah untuk: Memudahkan pemberkasan; Memudahkan penemuan kembali, dan Memudahkan penyusutan.

d.      Syarat mengindeks adalah: Singkat, jelas dan mudah di ingat; Berorientasi pada kebutuhan pemakai; Ditentukan dari isi surat / berkas; Berupa kata benda atau pengertian kebendaan.

2.  Jenis indeks

a.       Indeks arsip adalah tanda pengenai arsip yang membedakan arsip yang satu dan arsip yang lain. Indeks ini dibuat oleh unit pengolah dan ditulis pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk .

b.      Indeks berkas adalah tanda pengenal yang membedakan berkas yang satu dengan berkas yang lain. Indeks ini ditulis pada tab folder oleh unit pengolah dan dicantumkan pada agenda surat masuk dan keluar.

c.       Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A sampai dengan Z.

3. Bentuk indeks

Indeks abjad terdiri atas :

·                     Abjad nama orang

·                     Abjad nama badan

·                     Abjad nama tempat/wilayah

2. Indeks nomor atau angka terdiri atas :

·                     Nomor urut

·                     Koronologis / tanggal.

Cara membuat indeks disesuaikan dengan kebutuhan tiap-tiap unit dalam hal ini dapat berupa indeks abjad dan atau nomor,atau program gabungan antara abjad dan nomor. Penggunaan indeks akan berkaitan erat dalam pemberkasan sebagaimana diuraikan dalam tata cara penataan berkas. Beberapa sistem pemberkasan dengan menggunakan indeks sebagai berikut:

a.       Sistem abjad,digunakan untuk menata arsip dan berkas dengan mengunakan indeks abjad dari A sampai dengan Z

b.      Sistem nomor /angka,sistem ini digunakan untuk menata arsip dan berkas berdasarkan urutan nomor/angka dengan mengunakan indeks angka.

c.       Sistem masalah,sistem ini digunakan untuk menata arsip dan berkas berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas dengan menggunakan indeks masalah

Tunjuk Silang/rujuk silang sebagai alat bantu klasifikasi dan indeks dalan bentuk formulir,digunakan untuk:

a.       Memudahkan penemuan kembali

b.      Menampung penamaan danperistilahan yang berlainan,tetapi mengandung arti yang sama

c.       Mempertemukan berbagai keterangan yang berbeda,tetapi saling berkaitan;

d.      Memberikan keleluasaan klasifikasi pada satu surat yang terdiri atas beberapa masalah atau indeks.

2.5 Pencarian Dokumen

            Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi.

            Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

            Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa menggunakan bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas arsip. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip ?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diinginkannya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Pada umumnya, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.

BAB III

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

3.1  Sistem Filling Abjad

            Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  

Penataan File Dengan Sistem Abjad

Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a.       Paham peraturan mengindeks.

b.      Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).

c.       Menyiapkan peralatan arsip.

Keuntungan Sistem Filling Abjad

a.       Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.

b.      Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.

c.       Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.

d.      Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.

e.       Biaya pelaksanaannya lebih murah.

Kerugian Sistem Filling Abjad

a.       Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.

b.      Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.

c.       Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.

d.      Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

Langkah Langkah Penyimpanan Arsip

a.       Penampungan

b.       Penelitian

c.       Pengindeksan

d.      Pengkodean

e.       Penyortiran

f.       Penyimpanan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip Yang Di Simpan

a.       Teliti arsip yang diminta

b.      Isi bon peminjaman

c.       Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

d.      Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

e.       Ambil arsip yang diminta

f.       Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

g.      Serahkan arsip kepada yang memerlukan

3.2 Sistem Ilmu Bumi dan Kronologi

            Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. 

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal

a.       Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.

b.      Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Tanggal

a.       Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.

b.      Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan Sistem Kronologis Atau Tanggal

a.       Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.

b.      Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

c.       Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

d.      Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

Jenis-Jenis Peralatan Dan Perlengkapan Dalam Sistem Tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a. Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b. Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c. Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d. Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal

3.3 Sistem Filling Geografis

            Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.  Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara) 

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Kelebihan Sistem Wilayah

a.       Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

b.      Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahan Sistem Wilayah

a.       Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

b.      Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

c.       Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

Sistem Subjek/Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  

Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek

1)      Memeriksa

2)      Mengindeks

3)      Mengkode

4)      Menyortir

Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah

a.       Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

b.      Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga

c.       Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.

d.      Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

Kelebihan Sistem Subyek

a.       Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

b.      Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kekurangan Sistem Subyek

a.       Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

b.      Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

3.4 Sistem Subjek Nomor

            Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor

a. Menyusun pola klasifikasi arsip.

b. Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Filling Nomor

a.       Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

b.      Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

c.       Sederhana dan mudah dilaksanaka.

d.      Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

e.       Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

f.       Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan Sistem Filling Nomor

a.       Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

b.      Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

c.       Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1) Menyiapkan perlengkapan

2) Penyimpanan surat

BAB VI

SKEMA,TABLE DAN GRAFIK

4.1 Dokumen,Museum dan Perpustakaan

            Menurut bahasa referensi, Dokumen atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

            Secara etimologi arsip berasal dari  bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.

            Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan  memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu  dikemukakan sebagai justifikasi terhadap  eksistensi kearsipan.

            Menurut Drs. Moh. Amir Sutaarga dalam bukunya yang berjudul: “Pedoman Penyelenggaraan dan Pengelolaan Museum”, arti museum itu tetap mengingatkan kita kepada kuil di jaman Yunani klasik tempat persembahyangan dan pemujaan ke 9 dewi Muze, lambang-lambang pelbagai cabang ilmu dan kesenian. Ke 9 dewi Muze itu sebagai anak Zeus, dewa utama dalam pantheon Yunani kiasik dijadikan lambang pelengkap pemujaan manusia terhadap agama dan ritual yang ditujukan kepada Zeus. Jadi sekalipun fungsi-fungsi museum berobah dan zaman ke zaman sesuai dengan kondisi dan situasi zamannya, tetapi hakekat pengertian museum tetap tidak berubah. Landasan ilmiah dan kesenian tetap menjiwai arti museum sarnpai sekarang.

            Dalam lingkup internasional, masalah yang menyangkut pendidikan, pengetahuan dan kebudayaan ditangani oleh Unesco. Museum mempunyai peranan yang cukup penting dalam rangka kegiatan kerjasama kebudayaan.

            Perpustakaan adalah kumpulan materi yang tercetak dan media non cetak dan di gunakan oleh pemakai.Perpustakaan. Memberikan informasi melalaui buku, boleh dibaca diperpus atau boleh di pinjam. Pertanyaan langsung melalaui telepon tidak bisa langsung terjawab dengan akurat. Tersusun dengan nomor kelas. Cakupan informasi lebih luas dalam bentuk buku. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 membahas tentang perpustakaan terdiri dari 15 bab dan 54 pasal. Undang-undang ini disahkan di Jakarta pada tanggal 1 Nopember 2007 oleh Presiden RI yaitu Bapak DR. H. Susilo Bambang Yudhoyono, kemudian diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM RI yaitu Bapak Andi Mattalata. Secara garis besar UU No. 43 Tahun 2007 pengolahan Pustaka. Terlihat bahwa UU Perpustakaan mengatur cukup lengkap berbagai hal yang menyangkut pengembangan perpustakaan, posisi pustakawan dan keterlibatan masyarakat serta tanggungjawab pemerintah dalam proses mencerdaskan kehidupan berbangsa seperti yang diamanatkan dalam UUD 1945. Hanya memang sangat disayangkan bahwa UU Perpustakaan belum dapat dilaksanakan sepenuhnya karena peraturan pemerintah sebagai petunjuk pelaksanaannya belum ada. Tujuan dibentuknya UU Perpustakaan seiring dengan tujuan pemberdayaan perpustakaan itu sendiri, yaitu dalam upaya meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Karena bangsa yang cerdas masyarakatnya bisa berkompetisi di era globalisasi dalam kemandirian.

4.2 Ruang lingkup pengololaan arsip

Adapun ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi

      1.            Penciptaan dan penerimaan warkat

      2.            Pengumpualan dan penerimaan warkat

      3.            Pengendalian warkat

      4.            Pemeliharaan dan perawatan warkat / arsip

      5.            Penyimpanan warkat

      6.            Pemusnahan

Selanjutnya tujuan pengelolaan arsip adalah sebagai berikut :

      1.            Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

      2.            Untuk menjamin keselamatan dokumen / warkat sebagai bahan pertanggung jawaban

      3.            Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efesien

      4.            Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat

      5.            Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip

      6.            Meningkatkan efesiensi dan efektivitas baik waktu, tempat  dan biaya dalam pengolahan arsip

4.3 Daur Hidup Arsip

   (life cycle of archive)
   Lingkaran hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan
   serta tahap istirahat atau penyusutan. Ketiga tahapan tersebut merupakan
   kesatuan proses yang akan dilalui oleh arsip. Dan setiap phase memiliki
   beberapa komponen yang dimaksud adalah :

   a. Tahap Penciptaan, dengan komponennya antara lain :
   -  Desain Formulir
   -  Manajemen Formulir
   -  Tata Persuratan
   -  Manajemen Pelaporan

   b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan, dengan komponennya antara lain :
   -  Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali
   -  Manajemen Berkas (file)
   -  Pengurusan surat
   -  Program Arsip Vital
   -  Sistem Analisis
   -  Pengelolaan Pusat Arsip

   c. Tahap Istirahat/Penyusutan dengan kompenennya antara lain :
   -  Identifikasi dan deskripsi seri berkas
   -  Pengembangan Jadwal retensi Arsip dan penyusutan arsip
   -  Penilaian Arsip
   -  Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional RI

4.4 Pengelolaan Arsip Dinamis Menurut UUD No.43 Tahun 2009

            Dalam menghadapi tantangan globalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Sementara disisi lain ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

            Penyelenggaraan kearsipan dari tingkat pusat sampai daerah, lebih-lebih di tingkat desa/Kelurahan saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, sehingga peran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jembrana yang keberadaannya belum cukup 2 (dua) tahun, sementara masih belum begitu dianggap penting disemua kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun 2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi, yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.

PENGELOLAAN KEARSIPAN.

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

1. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1.      arsip vital;

2.      arsip aktif;

3.      arsip inaktif.

2. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah       (SKPD).
3. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah, dalam hal ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

4.5 Masalah Pokok Kearsipan

          Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

          Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut.

      1.            Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi

      2.            Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

      3.            Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi

      4.            Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

          Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

      1.            Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

      2.            Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

      3.            Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

      4.            Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

      5.            Penyusunan arsip secara serampangan.

      6.            Petugas arsip kurang terampil.

4.6 Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Menurut UUD No. 43 Tahun 2009

            Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan.Dalambahasa Belanda disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.

Peranan arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien

5.2 Saran

            Apabila terdapat kesalahan di dalam makalah ini mohon kritik dan sarannya agar makalah ini bisa jadi sempurna dan baik. Agar kita bisa lebih memahami tentang system kersipan.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Martono, Boedi. 1990. SistemKearsipanPraktis: PenyusutandanPemeliharaanArsip. Jakarta: PustakaSinarHarapan

PeraturanPemerintahNomor 34/1979

Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.  Jakarta: Rajawali Press

Tweet

Subscribe to receive free email updates: