Makalah kesektretariatan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manager. Para manager dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu, dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan professional. Sebagai kosekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Era globalisasi informasii dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-oranag yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan.

B. Rumusan Masalah

Mengapa diera globalisasi sekretaris atau tenaga administratif sangat diperlukan oleh seorang pimpinan? Dan bagaimana caranya menjadi sekretaris yang professional.

C. Tujuan Penulisan

1. Memberi gambaran tentang Sekretaris.

2. Memberi informasi mengenai sekretaris.

3. Menambah wawasan dan pengetahuan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa latin : Secretum yang artinya Rahasia

Sekretaris berasal dari bahasa inggris : Secret yang artinya Rahasia

Berarti sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa Definisi lain mengenai Sekretaris :

1. Professional Secretaries International (PSI).

Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang meiliki keahlian mengurus kantor, menapilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

2. Betty Hutchinson dan Carol Milano.

Seorang sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan anek macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

3. M. Braum dan Ramon

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

4. Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

5. Drs. Ig. Wursanto

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B. Syarat – Syarat Sekretaris Yang Baik

1. Personality

Diantaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai bicara, sopan dan bias menjaga image perusahaannya.

2. General Knowledge

Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3. Special Knowledge

Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and Technic

Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan filing.

5. Practice

Kemampuan melaksanakan tugas sehari – hari seperti menerima telephone, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dll.

C. Cara Menghadapi Tantangan Global Bagi Sekretaris

1. Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris.

2. Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaan.

3. Terampil dalam memakai alat-alat kantor yang berteknologi tinggi.

4. Terampil dalam mengolah kantor.

5. Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain.

6. Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.

D. Faktor-Faktor Penghambat Seorang Sekretaris Diera Globalisasi

1. Kurangnya keterampilan seseorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif.

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkaninfornasi.

3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasi masalah dan pencarian solusi.

4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas.

5. Kemampuan dalam mengembangkan Skill Human Relation.

6. Tanggung jawab dalam bekerja.

7. Kurangnya wawasan dalam pengetahuan seorang sekretaris.

E. Tugas-Tugas Sekretaris

1. Tugas Administrasi

a. Korespondensi.

b. Filling.

c. Merngambil dan menyalin dikte dari pimpinan.

d. Mengurus surat masuk dan surat keluar.

e. Travel Arrangements.

f. Organize appointments.

g. Handling all confidential matters.

2. Tugas Receptionst

a. Menerima dan menjawab telepon.

b. Mecatat pesan-pesan lewat telepon.

c. Menerima dan melayani tamu dengan baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan.

d. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

3. Tugas Keuangan

a. Mengurus keuangan pribadi pimpinan bank.

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan.

c. Membuat dan mengolah kas kecil (petty cash).

d. Membuat laporan perjalan bisnis/dinas pimpinan.

4. Lain-Lain

a. Personal matters.

b. Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya.

c. Menterjemahkan.

d. General affair duties.

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitunguang makan siang.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

B. Saran

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan kita mengenai sekretaris atau tenaga administrative yang profesional dapat kita cari melalui internet atau membaca buku-buku yang ada diperpustakaan dan sumber lainnya mengenai peranan sekretaris.

DAFTAR PUSTAKA

Pedoman Lengkap Kesekertarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)

Menjadi Sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)

Aspek-Aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)

Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris Diera Globalisasi” (Fanny Rantee)

Perpustakaan SMK Gatra Praja Pekalongan