Sistem informasi manajemen
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Sistem
adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas
bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah
kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber
data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat
menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam
suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi
(jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan
peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang
menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi
bisnis.
Informasi dapat diibaratkan
sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di
dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting
(vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective
business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi
yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah
perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa
menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan
pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru
tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk
tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi
menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan
komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan
keputusan
B.
Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah
untuk mengetahui peranan sistem informasi manajemen dalam sebuah perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti
biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen
dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis
sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok
metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap
pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem
pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting
(vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective
business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi
yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan
keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri
dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan
oleh tingkat manajemen.
Sebuah perusahaan
mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan
kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran
atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan
pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti
suatu prosedur standar tertentu.
B. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan
Kegiatan Manajemen
Sistem
Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah
proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan
yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Sistem
Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen
diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan
tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan
personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.
Sistem
Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah
untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai
tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga
perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
Sistem
Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen
dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi
yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan
aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan
dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa
program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam
masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi,
pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
C. Peran Sistem
Informasi Manajemen Dalam Sebuah Perusahaan
Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan
informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan
tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh
sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka
akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah
manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen.
Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen
perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.
Sebagai masukan dalam proses pengambilan
keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi
pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa
mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada
penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang
cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.Manajemen
menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan
terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh
proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan
meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat
keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan
dan informasi dari luar.
Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil
aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian
pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan,
sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus
dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat
terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen
seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan
masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan
perusahaan.
Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini
menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu,
mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan
sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan
karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis
mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah :
1.
Mendukung Operasi Bisnis
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan,
sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan
bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka
kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan
informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
2.
Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu
manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama
dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk
mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu
para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih
bermakna.
3.
Mendukung Keunggulan Strategis.
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran
strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.
Penjelasan lebih mendalam
mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan
pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:
Klasifikasi Sistem Informasi Pada prakteknya, berbagai peranan
tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang
(cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, seperti :
a.
Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis
Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan
yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi
bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial,
dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
·
Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem
informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem
proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan
memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan
perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk
penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan
konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir
pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang
digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
·
Process Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang
mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal
ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya
mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.
·
Office Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor
elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word
processing, surat elektronik (electronicmail),teleconferencing, dan lain-lain.
b. Sistem Informasi
untuk Pengambilan Keputusan Manajemen
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information
system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi
akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan
oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien
dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk
sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
·
Menekankan pada orientasi manajemen (management
orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung
pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
·
Menekankan bahwa kerangka sistem (system
framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi.
Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi
dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam
yakni:
·
Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS)
menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu
mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi
informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya
oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan
laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik,
atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan
dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi
hasil penjualan produk.
- Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan
kemajuan dariinformation reporting systems dan transaction
processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer
yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses
pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program
kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima
respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
- Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM
yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan
dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang
mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam
menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus
mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).
c. Sistem Informasi untuk Keuntungan
Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang
besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah
perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu
sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :
- persaingan dari para pesaing yang
berada di industri yang sama,
- ancaman dari perusahaan baru,
- ancaman dari produk pengganti,
- kekuatan tawar-menawar dari
konsumen,
- kekuatan tawar-menawar dari
pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan
dalam membangun upaya pemasaran yang mengarah kepada competitive
advantage strategies.
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun
untuk memenangkan persaingan adalah:
- Cost leadership (keunggulan
biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
- Product
differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk
menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
- Innovation – menemukan cara
baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk
baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
D. Peran Strategis Untuk
Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong
perusahaan untuk :
- meningkatkan efisiensi
operasional,
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong
operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat
perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga
dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)
dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang
diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang
dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara
membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan
merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan
adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi
pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun
biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan
konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem
reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan
oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah
menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan
utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber-sumber informasi
strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun
sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan
strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak,
mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan
melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis
informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan
informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan
aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen
yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan
informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang
kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah
organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis
operasional,menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang
keunggulan strategi kompetetif organisasi.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida, dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan
keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak
terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen. Sehingga bangunan piramida tersebut dapat
menjadi pondasi bagi perusahaan untuk meningkatkan sistem manajemen dalam
perusaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA